Myllyhoitoyhdistyksen jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

·         Myllyhoitoyhdistys ry, Mannerheiminaukio 1, 00100 Helsinki

·         myka@myllyhoito.fi

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

·         Toiminnanjohtaja Jaana Juosila

·         Mannerheiminaukio 1, 00100 Helsinki.

·         040 729 1171

·         jaana.juosila@myllyhoito.fi

Rekisterin nimi

·         Jäsenrekisteri

Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen oikeutettu etu jäsensuhteen, asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella taikka sopimuksen täytäntöönpaneminen.

Perusteina:

·         tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen,  sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen sekä jäsen- ja/tai asiakassuhteemme hoitaminen.

Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen, asiakkaan tai muun rekisteröidyn, kuten koulutettavien, henkilötietoja:

  • ·       rekisteröidyn perustiedot kuten nimi*, mahdollinen jäsennumero, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana, sukupuoli, äidinkieli
  •          rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot*
  • yritystä/yhteisöä ja yrityksen/yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet* sekä yhteystiedot*
  • mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot (mahdollinen muu kuin jäsenkoulutusten tai -tapahtumien koulutus- tai tapahtumamarkkinointi, kolmannen osapuolen kampanjamateriaalipostitukset jne)
  • Tähdellä* merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys jäsensuhteen, sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua

Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä: rekisteröidyltä itseltään, väestörekisteristä, viranomaisilta, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle (SF-Data, Lahti), jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.

Tietoja luovutetaan taloushallinnon palveluista vastaavalle ulkopuoliselle palveluntarjoajalle jäsenlaskutusta tai vastaavaa laskutusta varten. Tiedoista luovutetaan laskutusta varten vain jäsenen tai muun rekisteröityneen henkilön tai yrityksen/yhteisön oleelliset tiedot. Tiedot siirretään salatulla sähköpostiviestillä tai muuten suojatulla tavalla.

Tietoja saatetaan luovuttaa viranomaisille pakottavan sääntelyn nojalla.

Emme luovuta rekisterin tietoja muille ulkopuolisille tahoille.

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä jäsentietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana tietokoneelleen sekä sitä kautta myös järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme jäsen- tai asiakassuhde.

Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa Rekisteriasioiden yhteyshenkilö -nimetylle yhteyshenkilölle.

Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla verkkosivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti verkkosivuillamme myllyhoito.fi ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.